MICROSOFT ACCESS

UNIVERSITAS MERCUBUANA, MERUYA SELATAN, KEMBANGAN JAKARTA BARAT
Mata Kuliah: Basis Data

Dosen: Ratna Mutu Manikam, S.Kom, MT

Hari/Jam: Senin/13.15
Prodi: Sistem Informasi

Nama: Liana Rahmadani

NIM: 41816010037

Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2013 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2013.

beberapa Fungsi Microsoft Access:

- Untuk membuat program aplikasi persediaan barang. 

- Untuk membuat program aplikasi gaji pegawai.

- Untuk membuat program aplikasi kehadiran.

Komponen Utama (Object)

     1.      Table

Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas:

·         Field Name: Atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

·         Record: Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.

     2.      Query (SQL / Structured Query Language).

     Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk                        menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query dibedakan menjadi 2, yaitu:

    · DDL (Data Definition Language): Digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya.

    · DML (Data Manipulation Language): Digunakan untuk manipulasi database, seperti: menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database
.

     3.     Form

  Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

     4.      Report.

     Report digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.

      5.      Tipe Data.

     Field – field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dala Access, yaitu:

     ·  Text: digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap fieldnya.

     ·   Memo: dapat menampung 64000 karakter untuk tiap field nya, tapi tidak bisa diurutkan/diindeks.

     ·  Number: digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis.

      ·   Date/Time. 

      ·    Currency.

      ·    Auto Number

      ·    Yes/No

      ·    OLE objek: digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara.Hyperlink.

      ·  Lookup Wizard: Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.

CARA MENGAKSES MS ACCESS
Langkah pertama yang harus dilakukan ketika membuka Microsoft Access adalah sebagai berikut:

1.      klik Start.

2.      Pilih program dan kemudian pilih Microsoft Office.

3.      Pilih Microsoft Access.

4.      Klik Blank Database (karena kita ingin membuat sebuah database baru)

     5.    Setelah itu keluar program Microsoft Access programnya Nampak seperti pada gambar dibawah        ini. Kemudian buat nama pada database baru, untuk membuat nama pada database baru tersebut          anda dapat mengetikkannya di kotak bawah, seperti pada gambar dibawah ini. Ketik dengan nama      yang di inginkan, setelah itu klik Create pada kotakan dibawahnya.

     6.      Setelah membuat database baru, tampilan awal dari sebuah Microsoft Access adalah sebagai                berikut.

     7.    untuk menutup program Microsoft access kalian dapat menyimpannya terlebih dahulu seperti             pada menyimpan data pada program Microsoft office lain. Caranya dengan Save kemudian buat         nama setelah itu klik save.

CARA MEMBUAT TABLE RELATIONAL DALAM MS ACCESS

     Terlebih dahulu kita harus dapat mengerti apa itu Relationships ? Relationships adalah relasi tabel yang menghubungkan  suatu table dengan field pada table lainnya. Pada Umumnya Relationships digunakan untuk menghubungkan table-table, dimana pada table yang satu tersimpan field primary key dan pada table yang lain terdapat field foreign key. Adapun foreign key adalah field kunci yang boleh lebih dari satu record didalam tabel. Langkah - langkah pembuatannya sebagai berikut:

1. Buka Aplikasi Microsoft Access Di Komputer/Laptop Anda

2. Buatlah tabel dengan nama Jurusan, Mahasiswa, Matakuliah Dan Nilai Khusus untuk tabel Nilai Tidak menggunakan Primary Key  seperti Pada Gambar Dibawah ini

3. Setelah Tabel diatas telah dibuat selanjutnya clik Database Tools kemudian pilih Relationship

4. Pada halaman Show Tabel blok semua tabel atau beberapa tabel yang akan direlasi/dihubungkan kemuidan clik Add setelah itu clik close (Apabila Halaman Show Tabel Tidak Muncul anda dapat menclik show tabel pada menu).

5. Langkah selanjutnya hubungkan antara tabel caranya clik Tahan field NIM Pada Tabel Mahasiswa kemudian drag ke tabel Nilai tepat pada field NIM

6. Pada Halaman Edit Relationships centang Enforce Referential Integrity kemudian clik create

7. Maka hasilnya akan seperti pada gambar dibawah ini :

8. Langkah Selanjutnya Drag field KODE_JUR pada Tabel Jurusan ke tabel Mahasiswa Tepat di field KODE_JUR, Drag Field KD_MATKUL pada Tabel Matakuliah tepat di Filed KD_MATKUL Pada Tabel Nilai (Caranya Seperti Langkah No 5 diatas) maka hasilnya seperti pada gambar dibawah ini. jika telah selesai close kemudian simpan

9. Kemudian Masukkan Record tiap-tiap tabel seperti pada gambar dibawah ini

10. Untuk melihat Hasilnya Clik Tanda + (Plus) tepat disamping kiri sehingga menjadi tanda – (minus)